Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego rozważenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, wręcz o ile potrzebny jest wyłącznie jeden konkretny fragment. W tak zaistniałych okolicznościach transkrypcja nagrań daje możliwość zilustrować zawartość materiału w formie tekstowej.
Nie znaczy to jednakże codziennego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i odpowiednio potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Kłopotem bywają szczególnie nagrania wykonane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich ustaleniach pojedyncze frazę może być skomplikowane do ustalenia, a próba wypełnienia go na podstawie domysłu może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi.
Inaczej należy podejść do materiału, który może mieć znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, które w codziennym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może mieć dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić jednocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym wyjściem jest też oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (źródło: transkrypcja do sądu cennik). Rozmówcy na prawdę bardzo często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że treść będzie brzmiał poprawniej, ale równocześnie przestanie z uwagą odzwierciedlać nagranie.
Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do szczegółowego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce etap szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Czasami znacząca jest niemal każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zademonstrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wówczas łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób albo pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej sugestie wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeżeli już nie można niedwuznacznie ustalić ich treści, bardziej właściwe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które wyłącznie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, niemniej jednak nie powinien zastępować tego, co de fakto znajduje się na nagraniu.
Na jakość końcowego zapisu wpływa przede wszystkim materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobności niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń lub dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma również sposób ustawienia mikrofonu oraz odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W sytuacji materiałów stosowanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się tylko do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie ważne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej podmiany zdań może zmodyfikować sposób odbioru dalszej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko i wyłącznie sprawnego słuchania i pisania, lecz również stałej sprawdzeniu zgodności tekstu z materiałem, na bazie którego został sporządzony.
Polecamy: transkrypcje nagrań.