Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy na prawdę często wynikają z pozornie drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko i wyłącznie obecne wyposażenie, niemniej jednak również sposób korzystania z obiektu. Całkiem inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma również przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w przyszłości na możliwość wykonania pomiarów, zmian, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że przystępność jest na prawdę często niedoceniana, w szczególności gdy w trakcie projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać inaczej. Należy również brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, o ile w późniejszym czasie zabraknie miejsca na komfortowe doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymaga dodatkowo uwzględnienia sposobu przepływu informacji wśród urządzeniami. W zależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, sprawdzeniu dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z takowych systemów może posiadać inne wymagania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych przypadkach do problemów w trakcie utworzenia. Ważne jest również oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze relatywnie łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez odpowiedniej dokumentacji szybko pojawia się trudność z ustaleniem, który przewód odpowiada za dokładnie sprecyzowane urządzenie. W efekcie dosłownie prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie wyłącznie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone podczas tworzenia są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a faktycznym układem ścian, stropów albo innych instalacji. Czasem zmiana wynika także z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma duże znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać konwersję długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przemian pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych trzeba rozpatrywać jako proces związany też z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wtedy, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Zobacz więcej: projektant teletechniki.