Wiele osób podczas nauki, pracy lub spotkań zapisuje wyłącznie bardzo ważne hasła, licząc na to, że w późniejszym czasie łatwo będzie odtworzyć pełny kontekst. Z w pewnych sytuacjach takie zapisy zaczynają jednakże przypominać zbiór skrótów, których znaczenie nie za każdym razem jest niewątpliwe. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję zmienił sposób, w jaki można podejść do tego problemu.
Notatki ai mogą być tworzone na podstawie tekstu, nagrania lub transkrypcji, a następnie edytowane w krótszy i bardziej uporządkowany zapis. W współzależności od zastosowanego rozwiązania system może rozpoznawać główne tematy, wyodrębniać istotne fragmenty lub grupować informacje według określonego schematu. Nie oznacza to jednak, że każda wygenerowana treść będzie odpowiadała z uwagą temu, co zostało powiedziane albo zapisane. Przydatność takiego opracowania zależy między innymi od jakości materiału wejściowego oraz od tego, jak jasno został zaprezentowany temat.
W przypadku nagrań rozmów znaczenie ma sposób prowadzenia samej rozmowy. Gdy wypowiedzi są krótkie, mówcy wyraźnie się rozróżniają, a temat nie zmienia się co kilka minut, późniejsze opracowanie jest zwykle łatwiejsze. Więcej trudności pojawia się wtedy, gdy kilka osób mówi jednocześnie, używa skrótów, wraca do wcześniejszych kwestii albo zakłada znajomość informacji, których nie ma w nagraniu. W takich ustaleniach ai notes mogą zademonstrować sens rozmowy w uproszczonej formie, ale część współzależności może zostać pominięta. Szczególnej sprawdzeniu wymagają liczby, daty, nazwy, terminy oraz warunki ustaleń. Jedna pomylona wartość może zmodyfikować znaczenie całego fragmentu, dlatego przy informacjach mających wpływ na dalsze działania warto sprawdzić je w materiale źródłowym. Automatyczne opracowakiepsko jest traktować jako warstwę porządkującą, a nie jako jedyny zapis wydarzenia.
Istotny jest również sposób przygotowania materiału, który ma zostać przetworzony. W sytuacji tekstów chaotycznych, zawierających powtórzenia albo sporo pobocznych wątków, system może posiadać trudność z postanowieniem, które informacje powinny odnaleźć się w końcowej wersji. Z drugiej strony bardzo krótki materiał może nie zawierać wystarczającego kontekstu, aby poprawnie zinterpretować poszczególne zdania. W praktyce znaczy to konieczność dopasowania formy notatki do sytuacji. Innego zapisu potrzebuje osoba przygotowująca się do egzaminu, innego uczestnik zebrania, a jeszcze innego ktoś, kto chce zachować historię ustaleń dotyczących projektu. Nie za każdym razem warto dążyć do maksymalnego skrócenia treści. Czasami kilka dodatkowych zdań daje możliwość zachować istotne powiązania i ogranicza ryzyko, że później nieprosto będzie ustalić, czego dotyczył dany fragment.
Osobną kwestią pozostaje przechowywanie materiałów stosowanych do budowy takich zapisów. Jeżeli już źródłem jest rozmowa, dokument albo nagranie zawierające dane innych osób, przed przekazaniem materiału do wybranego systemu powinno się sprawdzić zasady dotyczące jego przetwarzania. Znaczenie mogą posiadać informacje o przechowywaniu danych, czasie ich retencji, dostępie do treści a także możliwościach ich usunięcia. Warto również rozdzielić dwa etapy pracy: przygotowanie notatki i późniejszą weryfikację. Sam fakt, że tekst został wygenerowany bardzo szybko i ma uporządkowaną strukturę, nie świadczy jeszcze o poprawności wszystkich najmniejszych elementów. Przy bardziej złożonych materiałach rozsądne jest zachowanie źródła, z którego powstał zapis, ponieważ pozwala ono wrócić do pełnego kontekstu. Ma to znaczenie szczególnie wówczas, gdy automatyczna notatka ma być w późniejszym czasie wykorzystywana jako podstawa następnej pracy, nauki lub dokumentowania przebiegu rozmowy.
Dodatkowe informacje: ai notes.