Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi na prawdę często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w słowo, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak sporo elementów trzeba uwzględnić podczas budowy zapisu.
Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, niemniej jednak sposób wykonania takiego zadania zależy od przeznaczenia materiału. Przeciwnie można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a przeciwnie zapis, w którym ważne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie moraz jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos lub kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić prawidłowe rozpoznanie słów. W takich wypadkach nie trzeba uzupełniać brakujących fragmentów na podstawie przypuszczeń. Lepszym rozwiązaniem jest wyraźne zaznaczenie, że określony fragment jest nieczytelny albo niełatwy do ustalenia.
W przypadku materiałów stosowanych w sprawach prawnych szczególnej uwagi wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie na prawdę ważna jest kolejność wypowiedzi a także możliwość łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie trzeba w dodatku poprawiać wypowiedzi w taki sposób, aby brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Niedociągnięcia językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (zobacz także:stenogram cennik). O ile materiał ma być w przyszłości oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma też to, czy dokument przedstawia dosłowną treść nagrania, czy tylko jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie za każdym razem można je stosować zamiennie.
Pojęcie stenogram jest związane z wiernym zapisem wypowiedzi, jednakże w praktyce metoda takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, szczególnie gdy osoby mają podobną barwę głosu lub nagranie zostało wykonane z większej odległości. Pomocny jest wówczas kontekst rozmowy, ale nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy swoje, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W sytuacji niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Dotyczy to też sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie albo jednocześnie wypowiada się kilka osób.
Na sposób przygotowania zapisu wpływa również to, jak będzie on później wykorzystywany. Jeśli treść ma służyć przede wszystkim do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie wyszukiwanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może posiadać zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto również pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą posiadać znaczenie, którego nie da się całkowicie zilustrować samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle albo jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wówczas, gdy naprawdę pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. Szczególnie przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze użytkowanie z przygotowanego materiału.
Warto zobaczyć: transkrypcje nagrań.