W codziennej pracy administracyjnej wiele czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera bieżące dane. Problem pojawia się w szczególności wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami albo przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie priorytetowych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument tyczy się kilku wycinków działalności. Na przykład, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeśli plik zostanie przypisany jedynie do jednej kategorii, osoba pracująca nad drugim obszarem może posiadać trudności z jego odnalezieniem. Wyjściem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń lub powiązań między sprawami. Ich liczba powinna natomiast pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt złożony system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest także postanowienie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów istotną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć tylko do użytku wewnętrznego, jednak dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać zgody przez osobę uprawnioną. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, ażeby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera usterki, wymaga wypełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest także zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przeróbkę i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia zmian nie zawsze wyjaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których potrzebny jest dodatkowy komentarz lub zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli konsumenci pobierają dokumenty na swoje urządzenia i w przyszłości przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są od razu widoczne. Uwarunkowanie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów daje możliwość ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument należy wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików oraz sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie stworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednak dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją treść. Problem pojawia się zwłaszcza w trakcie przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych kategorii. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy wybrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia szukanie treści, lecz niedociągnięcia odczytu mogą dotyczyć numerów, dat albo nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także ranking z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga również określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie wyłącznie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, niemniej jednak nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych trzeba ponadto uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Ważne jest także uwarunkowanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy więc usuwać plików tylko dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów należy sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania lub nie jest potrzebny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także procedury odtwarzania danych po awarii. Należy sprawdzać nie tylko i wyłącznie, czy kopie są tworzone, ale także czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez wiele lat należy dodatkowo kontrolować sposobność odczytu stosowanych formatów oraz sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Dodatkowe informacje: kontrola czasu pracy pracownika.