W transporcie towarów objętych obowiązkiem monitorowania ważne jest prawidłowe rozplanowanie formalności jeszcze przed rozpoczęciem przewozu. W codziennej pracy nie za każdym razem największym kłopotem jest samo przygotowanie dokumentów. Na prawdę często więcej czasu zajmuje zebranie informacji od kilku osób, uwarunkowanie, która wersja danych jest aktualna, oraz sprawdzenie, czy zmiany w planie transportu zostały uwzględnione we wszystkich potrzebnych miejscach.
Program do obsługi SENT może wspierać ten proces przez uporządkowanie informacji o przewozach i ułatwienie dostępu do danych związanych z poszczególnymi zgłoszeniami. Sposób użycia takiego narzędzia uzależniony jest od organizacji pracy, liczby realizowanych transportów oraz zakresu funkcji dostępnych w oprogramowaniu. Przy niewielkiej liczbie zgłoszeń istotna może być głównie możliwość szybkiego odnalezienia dokumentacji. W większej skali dochodzą kolejne kwestie, takie jak kontrola terminów, przekazywanie obowiązków między pracownikami i rozpoznawanie spraw, które wymagają dodatkowej sugestie. W obu przypadkach fundamentem pozostaje zobowiązanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i w jaki sposób potwierdzana jest prawidłowość przekazywanych informacji.
Przygotowanie zgłoszenia wymaga uwzględnienia danych dotyczących towaru, uczestników przewozu a także planowanego przebiegu transportu. Informacje te mogą pochodzić z dokumentów handlowych, ewidencji magazynowej i systemów stosowanych do planowania dostaw. Gdy dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek w oznaczeniach, ilościach lub numerach dokumentów. System do zgłoszeń SENT może gromadzić potrzebne informacje w jednym środowisku, a zależnie od swoich funkcji również kontrolować kompletność wprowadzonych pól. Nie powinno się jednakże utożsamiać takiej kontroli z pełną oceną prawidłowości zgłoszenia. System może wskazać brak określonej wartości, ale nie musi mieć świadomość tego, czy wpisana ilość odpowiada rzeczywistemu ładunkowi lub czy dane zostały pobrane z obowiązującego dokumentu. Z tego powodu procedura przygotowania zgłoszenia powinna obejmować sprawdzenie informacji źródłowych. Istotne jest też określenie zasad postępowania w sytuacji, gdy dokumenty zawierają rozbieżności. W praktyce nie gorzej wyjaśnić je przed przekazaniem zgłoszenia niż poprawiać dane na kolejnych etapach obsługi transportu. Odpowiedzialność za weryfikację powinna być jasno przypisana, w szczególności gdy dane przygotowuje jedna osoba, a przewóz organizuje inna.
Kolejnym obszarem jest automatyzacja zgłoszeń SENT, która może obejmować import danych z innych aplikacji, korzystanie zapisanych uprzednio informacji a także przekazywanie wybranych danych między narzędziami informatycznymi. Takie rozwiązania wymagają jednakże dopasowania sposobu zapisu informacji. Jeżeli system magazynowy i narzędzie transportowe posługują się odmiennymi oznaczeniami albo strukturą pól, niezbędne może być przygotowanie odpowiednich reguł konwersji danych. Przed uruchomieniem automatycznych procesów warto sprawdzić je na różnych przykładach, w tym na zgłoszeniach zawierających braki, korekty i nietypowe wartości. Szczególnego podejścia wymagają zmiany wprowadzane już po rozpoczęciu przygotowania transportu. Nowy numer rejestracyjny pojazdu, inna ilość towaru czy przesunięcie terminu mogą wpływać na zakres wymaganych czynności. Automatyczne przeniesienie danych nie znaczy, że każda zmiana zostanie prawidłowo rozpoznana i obsłużona bez udziału pracownika. Dlatego trzeba ustalić, które działania mogą przebiegać bez dodatkowej akceptacji, a w których przypadkach niezbędna jest kontrola. Istotne jest także monitorowanie błędów konwersji danych, ponieważ problem występujący w jednym miejscu może powtarzać się w kolejnych zgłoszeniach, jeżeli już nie zostanie wykryty i usunięty u źródła.
Na organizację obsługi SENT wpływoraz sposób przechowywania dokumentów i zarządzania dostępem do informacji. W przedsiębiorstwach, w których przy jednym przewozie pracuje kilka osób, znaczenie ma możliwość ustalenia, kto przygotował zgłoszenie, kto wprowadził zmianę i jaki jest aktualny stan sprawy. Historia działań ułatwia odtworzenie przebiegu obsługi, zwłaszcza gdy ukazują się pytania dotyczące wcześniejszych ustaleń. Warto ponadto zwrócić uwagę na uprawnienia użytkowników, zasady archiwizacji a także procedury stosowane w razie awarii albo braku dostępu do oprogramowania. Pracownicy powinni mieć świadomość tego, gdzie poszukiwać aktualnych danych i jak postępować, gdy standardowa ścieżka obsługi przestaje być dostępna. Osobnym zagadnieniem jest aktualność wiedzy o wymaganiach prawnych, ponieważ zmiany przepisów mogą wpływać na obowiązki uczestników przewozu i sposób przekazywania informacji. Nawet rozbudowane narzędzie informatyczne wymaga więc właściwej konfiguracji, regularnej testom a także dopasowania procedur do rzeczywistych warunków pracy. Przy ustalaniu zasad korzystania z systemu powinno się uwzględnić zarówno typowe przewozy, jak i sytuacje wymagające indywidualnej oceny, ażeby zakres automatyzacji odpowiadał bieżącym wymaganiom i faktycznemu podziałowi odpowiedzialności.
Zobacz również: program do obsługi SENT.