Sposób zastosowania budynku na prawdę bardzo często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Ukazują się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto prześledzić nie tylko i wyłącznie bieżące potrzeby, lecz też te elementy, które mogą mieć znaczenie w kolejnych latach.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu współzależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń a także sposobności wykonania późniejszych przemian. Zbyt dokładne planowanie pod teraźniejsze wyposażenie także może być problemem, jeżeli już założenia bardzo szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba zatem odnaleźć rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki przemian bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.
Na decyzje projektowe wpływa też rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Właściwie każde z tych rozwiązań ma własne ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, sposobność ich późniejszego rozdzielenia a także warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie za każdym razem wystarcza. Należy jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce kłopoty pojawiają się wtedy, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wówczas niezbędne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy albo przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnych instalacji ma znaczenie już podczas budowy dokumentacji.
Ważną kwestią jest również dopasowanie instalacji do charakteru wnętrz. W przestrzeni biurowej ważne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, jednakże w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się konwersję aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Tyczy się to też instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest, by punkt nie tylko znajdował się na właściwej ścianie, niemniej jednak także był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wtedy można oszacować, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.
Na finalny kształt dokumentacji wpływają także informacje pojawiające się podczas realizacji. Projekt może zakładać dany przebieg trasy, ale wykonanie natrafia na detal konstrukcyjny, konwersję wysokości zabudowy albo inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich sytuacjach zmiana jest w pewnych przypadkach konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może zmodyfikować jego długość, miejsce zakończenia albo sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie wręcz niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego ważne jest, aby po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko i wyłącznie pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie pomieszczeń, wymianie urządzeń a także rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.
Dodatkowe informacje: projektant oddymiania.