Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które trudno prześledzić bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, jednak przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać dokładny sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie lub dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można niedwuznacznie rozpoznać (więcej informacji: transkrypcje cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do przekształceń w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne pokazanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W takiej okoliczności ważne mogą być nie tylko same słowa, ale także wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują przeznaczenie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a przeciwnie materiał, w którym bardzo ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika głównie z działu nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.
Zobacz więcej: transkrypcja nagrań.